之前有個學生傳訊息問我，說他要寫一封信給一個他們公司不想繼續合作的廠商，因為對方一直拖延付款，他問我要怎麼寫比較好

ChatGPT 這種時候會很好用，
你可以請他提供幾個英文信範例給你

不過要怎麼樣才能把 ChatGPT 提供的內容做出最大利用，並寫出最符合你想要呈現的態度跟立場的信件內容呢？

我來分享怎麼根據自己的實際狀況從 ChatGPT 中找出合適的英文架構跟對應句型

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以下舉四個例子示範～

口氣偏硬的寫法

假設今天我跟合作廠商已經走到一個不太好的狀態，對方的態度讓我必須開門見山直接講真的無法跟你再繼續合作下去

這時候 ChatGPT 有提供這種寫法：

🎈 We are sorry to have to end our business relationship, but your payment habits have made it impossible for us to continue working with you under the current terms.
我們很抱歉必須要終止我們的合作關係，但你們的付款習慣的狀況讓我們無法繼續在現行條件下繼續跟你合作。

裡面用到的句型架構是：

👉 We are sorry to have to ____,
but ____ have made it impossible for us to ___.
我們很抱歉必須要___，
但___的狀況讓我們無法___。

這裡用的兩個句型：

“We have to ___ (我們必需)” 跟
“___ have made it impossible for us to ___ (某狀況實在讓我們無法___)”

都是口氣比較硬的句子，
用來表達「真的無法繼續合作下去」

口氣偏軟的寫法

那如果今天我們希望跟廠商用比較婉轉的態度表達我們的立場

希望可以跟對方說：

「雖然無法以現行方案繼續下去，
但我們這裡也是願意討論替代方案」

這時候就可以用 ChatGPT 給的另一個例子：

🎈 We are willing to discuss alternative arrangements, but we cannot continue providing services to you under the current terms.
我們願意討論關於替代方案的部分，但我們無法繼續用現行方案提供服務給你。

裡面用到的句型架構是：

👉 We are willing to ___, but we cannot ___.
我們願意___，但我們無法___。

先說 “we’re willing to.. (我們願意)” 表達我們這邊可以給討論其他合作方案的空間，再說 “but we cannot… (但我們無法)” 提出現行方案已經無法繼續的立場

先同理後表明立場的寫法

還有一種比較婉轉的表達方式是我們想要先表達同理對方的難處
後面再說我們也有自己的難處，所以無法繼續現行的合作

這種時候就可以用另一組 ChatGPT 的範例：

🎈 We understand that you may be facing financial challenges, but we must prioritize the financial health of our company. As such, we are unable to continue providing services to you.
我們理解你可能遇到一些財務上的挑戰，但我們也需要提早考慮我們公司的財務健康。所以我們無法繼續提供服務給你們

裡面用到的句型架構是：

👉 We understand that you may be ___, but we ___.
我們理解你可能遇到___的狀況，但我們___。

先說 “We understand that you may be.. (我們理解你們可能有怎樣…的狀況)”，
後面再接上 “but we.. (但是我們…)” 轉折回來說明「但我們這邊也是有遇到一些狀況」

公事公辦直接講重點

還有一種狀況是用告知的語氣直接通知對方無法繼續合作的感覺，這會用在自己這方比合作方強勢的狀況下
(比方說我方是一個大平台，信是要寫給眾多合作對象的其中一個小廠商)

這種時候就可以用另一組 ChatGPT 的範例：

🎈 We regret to inform you that, after careful consideration, we have decided not to continue doing business with you due to your payment history.
很抱歉要告知你，我們深思熟慮後，決定因為你的付款習慣決定不要繼續跟你合作

裡面用到的句型架構是 :

👉 We regret to inform you that, after careful consideration, we have decided not to ___.
很抱歉要告知你，我們深思熟慮後，決定不要___

就是很乾淨俐落的告知對方：

我們就是不合作啦！
也沒有要多解釋的意思XD

所以重點就是要從 ChatGPT 給的素材裡挑出我想要的菜XD

另外你也可以參考這篇「科技業的英文書信怎麼避開中式英文？」
用ChatGPT幫你把書信改成更道地的英文喔！